Tiehallinto TIIVISTELMÄTutkimusohjelman hallinnan työohjetta sovelletaan Tiehallinnon t&k-projekteissa, erityisesti strategisissa projekteissa ja tutkimusteemoissa. Ne ovat kestoltaan monivuotisia ja mittavaa taloudellista panostusta vaativia tutkimusohjelmia. Työohje on laadun hallinnan apuväline. Se on laadittu helpottamaan tutkimusohjelmien tilan, tulosten ja vaikuttavuuden hallintaa. Työohjeessa kuvataan tutkimusohjelman vaiheistaminen, kunkin vaiheen sisältö sekä vaiheisiin liittyvä dokumentointi, tiedottaminen ja tuloksen varmistaminen. Tutkimusohjelman hallinnan työohjeen ovat kirjoittaneet DI Matti Ruuti Tiehallinnosta sekä yli-insinööri Martti Mäkelä liikenneministeriöstä.
Sisältö:
2 TUTKIMUSOHJELMAN VALMISTELU
3 PROJEKTIN HALLINTA
4 TUTKIMUSOHJELMAN VALMISTUMINEN
Sovellusalue
Tutkimusohjelman hallintaohjetta sovelletaan Tiehallinnon strategisissa projekteissa ja tutkimusteemoissa. Ne ovat kestoltaan monivuotisia ja mittavaa taloudellista panostusta vaativia tutkimusohjelmia. Jos tutkimusteema jakaantuu useaan itsenäiseen aihealueeseen, muodostavat nämä aihealueet kukin oman tutkimusohjelmansa.
Tutkimusohjelman prosessi alkaa ratkaisun ideoinnilla tilaajan esittämään ongelmaan ja päättyy tuloksella saavutettujen vaikutusten arviointiin.
Ohje soveltuu myös yksittäisen projektin hallintaan.
Tavoite
Tämän ohjeen tavoitteena on selkiyttää tutkimusohjelman hallintaa ja varmistaa asiakkaan ja tilaajan tyytyväisyys. Tutkimusohjelman onnistumista mitataan niillä positiivisilla vaikutuksilla, joita se saa aikaan.
Tulosten hyödyntäminen
Tässä ohjeessa on selkeästi eroteltu asiakkaan ja tilaajan roolit. Asiakas on se, johon tuote vaikuttaa tai joka vastaanottaa tuotteen. Tilaaja on se, joka on päättänyt tutkimusohjelman tai yksittäisen projektin käynnistämisestä ja maksaa tehtävän työn.
Tiehallinnon tapauksessa tilaaja on ohjelmatasolla yleensä Tiehallinnon johto ja projektitasolla tutkimusohjelman päällikkö.
Tiehallinnon loppuasiakas on tienkäyttäjä tai elinkeinoelämä. Muita asiakkaita ovat liikenneministeriö,
Tiehallinnon muut yksiköt, kunnat ja konsultit. Asiakkaat hyödyntävät tutkimusohjelmien tuloksia liikenteen sujuvuuden, turvallisuuden ja ympäristövaikutusten parantumisena, tienpidon ohjausjärjestelmien ja menetelmien kehittymisenä sekä liikennejärjestelmän kehittymisenä osana yhteiskunnan toimintoja.
Asiakkaan kannalta on oleellista, että tulosten vaikutukset ovat laajasti hyväksyttävissä olevia ja sellaisia, joihin asiakas voi sitoutua. Tilaajan kannalta on tärkeää saavuttaa tutkimukselle asetettu tavoite, tehdä työ sovitussa aikataulussa ja annettujen resurssien puitteissa.
Menettely
Tutkimusohjelman hallinta perustuu kokonaisuuden vaiheistamiseen hallittaviin osiin, syntyvien tulosten dokumentointiin, niistä tiedottamiseen sekä tulosten oikeellisuuden ja järkevyyden varmistamiseen ennen siirtymistä seuraavaan vaiheeseen.
Tutkimusohjelman vaiheet ja niiden keskeinen sisältö näkyy seuraavissa kuvissa sekä ohjelmatasolla että yksittäisen projektin tasolla.
Tutkimusohjelman käynnistäminen perustuu tilaajaan eli Tiehallinnon johdon tarpeeseen saada tunnistamaansa ongelmaan ratkaisu.
2.1 Ongelman hahmottaminen
Tilaaja neuvottelee konsulttien ja tutkimuslaitosten kanssa ongelmasta ja tarjoaa niille mahdollisuutta ideoida siihen ratkaisua. Neuvotteluja käydään usean toimittajan kanssa ja toimeksianto annetaan yleensä suullisesti. Ideoinnista ei makseta korvausta, koska sen katsotaan kuuluvan toimittajien normaaliin markkinointiin.
Tutkimusohjelman ideointi alkaa ongelman hahmottamisella ja jäsentelyllä, johon työhön toimittaja kokoaa riittävän asiantuntemuksen. Ideoinnissa syntyneen näkemyksen perusteella toimittaja luonnostelee ehdotuksen tutkimusohjelman tavoitteiksi ja määrittelee kysymykset, joihin haetaan vastausta eli pilkkoo tutkimusohjelman erillisiksi teemoiksi.
Tilaaja arvioi konsulttien ja tutkimuslaitosten ideoimia ehdotuksia tutkimusohjelmaksi ja valitsee jonkin niistä jatkotyöskentelyn pohjaksi. Tilaaja voi hyödyntää myös muissa kuin jatkotyöskentelyn pohjaksi valituissa ehdotuksissa esiin tulleita hyviä ideoita.
2.2 Tutkimusohjelman suunnittelu
Tutkimusohjelman suunnittelun lähtökohtana on tilaajan valitsema ohjelmaluonnos. Suunnittelulla tarkennetaan ohjelman tulos- ja vaikuttavuustavoitteet sekä luodaan kokonaiskuva tutkimusohjelman kohteesta jäsentämällä ohjelma hallittaviin osiin, jotka voidaan toteuttaa erillisinä projekteina.
Tilaaja nimeää heti ohjelman suunnittelun alkuvaiheessa tutkimusohjelman päällikön ja johtoryhmän. Johtoryhmän jäsenet kutsutaan tilaajan, asiakkaan ja toimittajan edustajista. Johtoryhmän aikainen valinta on oleellista, jotta se kykenee vaikuttamaan tutkimusohjelman suunnittelun alkuvaiheen tärkeisiin valintoihin ja sitoutuu henkisesti ohjelmaan.
Tutkimusohjelman yksityiskohtainen suunnittelutyö tehdään teemojen eli osa-alueiden sisällä. Siellä määritellään tutkimusprojektien tavoitteet ja suunnitellaan niiden alustava sisältö, aikataulu ja resurssit.
Tutkimusohjelman suunnittelu viedään läpi erillisenä projektina. Sen kesto vaihtelee muutamasta viikosta vuoteen. Suunnittelun aikana järjestetään asian konkretisoimiseksi seminaareja, pyydetään lausuntoja asiantuntijoilta ja tiedotetaan ohjelman tavoitteista esimerkiksi alan ammattilehdissä.
Muilta osin tutkimusohjelman suunnitelman hyväksyy ohjelman johtoryhmä.
2.3 Tutkimusohjelman käynnistys
Tutkimusohjelma käynnistetään kutsuseminaarilla, johon tutkimusohjelman johtoryhmä kutsuu konsulttien, tutkimuslaitosten ja asiakkaiden edustajia. Seminaarin tarkoitus on tehdä tutkimusohjelmaa tunnetuksi ja viestiä sen tavoitteet mahdollisimman laajasti tiedoksi.
Seminaarin tuloksista laaditaan tiedote. Sillä informoidaan tutkimusohjelman tavoitteista, odotettavissa olevista tuloksista, tuloksilla aikaansaatavista vaikutuksista sekä tutkimusohjelman organisoinnista ja aikataulusta.
Tutkimusohjelman tavoitteet esitellään Tiehallinnon intranet-palvelussa sekä lyhyesti (3-5 riviä)
Tiehallinnon ulkoisessa www-palvelussa.
Aloitusseminaarin tulosten arvioinnin jälkeen tilaaja varaa tutkimusohjelman käyttöön sen tarvitsemat taloudelliset resurssit ja tutkimusohjelman johtoryhmä päättää ohjelman käynnistämisestä.
2.4 Tie Tiehallinnon T&k-toimintaa ohjelmoidaan pitkäjänteisesti.
Se perustuu useampivuotisiin T&K-strategioihin ja vuositaisiin toteutusohjelmiin.
Tässä luvussa on kuvattu lyhyesti projektin vaiheitten keskeinen sisältö. Lisäksi on laadittu tarkistuslistat, joiden avulla varmistetaan, että oleelliset perusasiat tulevat huomioiduiksi. Niiden sisältö on kuvattu lyhyesti tämän
ohjeen lopussa.
3.1 Sopimusprosessi
Tarjouspyyntö voi olla suullinen tai kirjallinen. Tarjouspyynnössä tilaaja pyrkii edistämään tarjoajien innovatiivistä otetta ja rajaa käytettäviä menettelyjä mahdollisimman vähän. Tarjouspyynnön keskeinen sisältö on sen ongelman kuvaus, johon haetaan vastausta, tarjouksen käsittelyperiaatteet ja tarjouksen viimeinen jättöpäivä.
Toimittaja esittää ratkaisun tarjouksena, johon liittyy tuotekortti ja työsuunnitelma. Työsuunnitelman tehdään sen laajuisena, että tilauspäätöksen tekoa varten on riittävät perusteet.
Tarjouksen hyväksymisestä päättää tutkimusohjelman päällikkö. Hän allekirjoittaa tilaajan edustajana molempia osapuolia sitovan sopimuksen projektin toteutuksen suunnittelusta tai suoraan projektin toteuttamisesta.
3.2 Toteutuksen suunnittelu
Projektin toteutuksen yksityiskohtaisen suunnittelun keskeiset avainkysymykset ovat: kuka, mitä, milloin, miten ja kuinka paljon? Projektisuunnitelma on asiakirja, jossa otetaan kantaa toteutuksen teknisiin ratkaisuihin ja yksityiskohtiin siinä laajuudessa, kuin työmäärien arviointiin tarvitaan.
Projektisuunnitelmassa toimittaja nimeää edustajansa projektin työryhmään. Projektityön laadunvarmistukselle on eduksi, mikäli toimittajan omasta organisaatiosta löytyy osaamista, joka tukee työryhmän työtä sen kriittisissä vaiheissa arvioimalla syntyneitä tuloksia ja tehtyjä ratkaisuja.
Tutkimusohjelman päällikkö hyväksyy projektisuunnitelman ja tarvittaessa arvioituttaa sen tutkimusohjelman johtoryhmällä.
3.3 Projektityön käynnistys
Projekti käynnistetään työryhmän aloituskokouksessa, jossa työryhmä tarkistaa projektisuunnitelman ja varmistaa, että jokainen osallinen on selvillä kussakin vaiheessa vastuistaan, aikataulusta ja odotettavista tuloksista.
Käynnistyksestä laaditaan normaalisti projektitiedote, jonka tarkoituksena on informoinnin ohella myös välttää päällekkäisten kehittämishankkeiden syntymistä. Projektitiedotteella informoidaan työn tavoitteista, tulosten vaikutuksista, organisoinnista ja aikataulusta.
Työryhmän vetäjä perustaa projektikansion. Siihen dokumentoidaan syntyvät asiakirjat, tulokset, seuranta-arviot ja palautteet.
Perustettavasta projektista viedään tielaitoksen intranet-palveluun tutkimustoiminta -sivulle seuraavat tiedot. (Tarkoituksenmukaisessa laajuudessa vastaavat tiedot esitetään myös
Tiehallinnon ulkoisessa www-palvelussa tutkimustoiminnan esittelyn yhteydessä):
3.4 Työvaiheet
Projektin työryhmä kokoontuu vetäjänsä kutsusta riittävän usein. Kokouksissa verrataan henkilöittäin projektisuunnitelmaan tehtyä työtä ja saavutettuja tuloksia, tarkistetaan aikataulun pitävyys ja käsitellään havaitut vaikeudet ja ongelmat. Työryhmän vetäjä päättää tarvittavista muutoksista. Tutkimusohjelman edistymisen kannalta kriittisistä asioista vetäjä informoi tutkimusohjelman päällikköä.
Puolivuosittain kesäkuun lopun ja joulukuun lopun tilanteessa työryhmä laatii tutkimusohjelman päällikölle väliraportin, jossa raportoidaan lyhyesti puolivuotiskauden tavoitteet, valmistuneet tulokset, työn edistyminen ja aikataulun takarajan pitävyys, budjetin seuranta ja ennakoidaan tulosten vaikuttavuutta.
Tutkimusohjelman päällikkö kokoaa projektien väliraporteista keskeiset tiedot tutkimusohjelman johtoryhmää ja tielaitoksen johtoa varten tehtävää väliraportointia varten.
Tutkimusohjelman päällikkö hyväksyy projektin tuloksen ja valmistuvan julkaisun. Hän myös arvioi projektityön onnistumisen suhteessa projektisuunnitelmaan.
3.5 Tuloksen markkinointi ja käyttöönotto
Tuloksen markkinoinnin tarkoitus on edistää käyttöönotalkuunäätöksen tekoa.
Projektille asetettu tavoite saavutetaan vasta, kun asiakas ottaa tuloksen käyttöönsä ja hyödyntää sitä toiminnoissaan. Käyttöönotto on yksi projektin kriittisimmistä vaiheista, joka edellyttää asiakkaan nimenomaista käyttöönotalkuunäätöstä. Tämän kynnyksen madaltamiseksi oleellisin työ on jo tehty projektin suunnittelu- ja työvaiheiden aikana.
Asiakkaille tuloksista tiedotetaan projektitiedotteella, jossa kuvataan projektin keskeiset tulokset. Tiedotteen lyhennelmästä voidaan liittää tielaitoksen internetpalveluun ao. projektin kohdalle tulosten lyhyt kuvaus, julkaisun nimi ja numero sekä projektin valmistumispäivämäärä.
Merkittävistä ja laajaa asiakaskuntaa kiinnostavista projekteista voidaan laatia artikkeli alan ammattilehtiin ja vähintään referaatti Tielaitoksen Tiennäyttäjä-lehteen.
Alan ammattilaisille projektin tuloksista tiedotetaan parhaiten järjestämällä seminaari. Tutkimusohjelman puitteissa yhdessä seminaarissa voidaan esitellä useammankin projektin tulokset samalla kertaa.
Mikäli tuloksen käyttöönottovaihe on monimutkainen, vie pitkän ajan ja vaatii käyttöönoton koulutusta, on siitä järkevintä muodostaa erillinen osaprojekti. Sen tarkoituksena on tukea siirtymävaihetta, jossa valmistunut tulos lanseerataan käyttöön. Projektin työryhmän kokoonpanoa on tällöin yleensä tarkoituksenmukaista muuttaa siten, että osaamisen pääpaino on käyttöönoton hallinnassa.
3.6 Projektin päättäminen
Projekti päättyy kun tuloksen markkinointi- ja käyttöönottovaihe katsotaan päättyneeksi. Työryhmä valmistelee tuloksen käyttöönoton onnistumisesta arvioinnin, jonka tutkimusohjelman päällikkö hyväksyy.
Tutkimusohjelman päällikkö ja toimittaja sopivat projektin jälkiarvioinnin päivämäärän ja paikan.
3.7 Projektin jälkiarviointi
Jälkiarvioinnin tarkoituksena on antaa toimittajalle ja tutkimusohjelman päällikölle palautetta tuloksen käyttöönoton onnistumisesta ja tuloksen vaikutuksista asiakkaan ja tilaajan toimintoihin. Tilaisuus pidetään 6-12 kuukauden kuluttua projektin päättämisestä, jotta jälkiarvioinnille saadaan riittävästi ajallista ulottuvuutta.
Jälkiarviointikokouksessa tehdään tulosten käyttöönoton seuranta-arvio ja tulosten vaikuttavuuden arviointiin eli arvioidaan mitä konkreettisia hyötyjä on saavutettu, mitä mahdollisesti ei saavutettu, miten työ on vaikuttanut eri osapuolten valmiuksiin ja minkälaista oppia on saatavissa.
Jälkiarvioinnissa ei enää puututa varsinaisen työvaiheen onnistumiseen.
Kokouksen valmistelee projektin työryhmän vetäjä.
4 Tutkimusohjelman valmistuminen
4.1 Tutkimusohjelman päättäminen
Kun tutkimusohjelmaan sisältyvät projektit ovat valmistuneet, laatii tutkimusohjelman päällikkö synteesin koko ohjelman tuloksista ja aikaansaaduista vaikutuksista.
Loppuyhteenvedossa verrataan tuloksia tutkimusohjelman tavoitteisiin ja arvioidaan saavutettuja vaikutuksia sekä mitkä tulokset ja vaikutukset mahdollisesti jäivät saavuttamatta.
Loppuyhteenvetoon liitetään tutkimusohjelman julkaisemien raporttien tiivistelmät, joista selviävät yksittäisten projektien keskeiset tulokset. Loppuyhteenveto arvioidaan tilaajalle, asiakkaille ja alan tutkijoille avoimessa tutkimusohjelman päätösseminaarissa.
Laadittavan yhteenvedon keskeiset kohdat julkaistaan Tiennäyttäjä -lehdessä ja liitetään Tiehallinnon www-palveluun tutkimustoiminta -sivuille. Sivulta on myös suora linkki liikenneministeriön
TRANSMIN- tutkimusrekisteriin, joka sisältää tiedot käynnissä olevista ja ministeriön hankepäätöksillä hyväksytyistä ja rahoitetuista tutkimusprojekteista.
Tutkimusohjelman johtoryhmä luovuttaa loppuyhteenvedon ja lopetusseminaarin pöytäkirjan tilaajalle eli tielaitoksen johdolle ja toteaa työnsä loppuun saatetuksi ja purkaa organisaationsa.
4.2 Tutkimusohjelman jälkiarviointi
Tutkimusohjelman tulosten vaikutukset voidaan luotettavasti arvioida vasta vuoden kuluttua tutkimusohjelman päättymisestä.
Tutkimusohjelman päällikkö järjestää jälkiarviointia varten kokouksen, johon kutsutaan tutkimusohjelman johtoryhmän jäsenet ja tielaitoksen johto.
Tarjous/sopimus T
Tarjouksen liitteenä oleva tuotekortti
Projektisuunnitelman sisältö
Kokouksen oleellinen sisältö
Tutkimusohjelman johtoryhmän kokous
Projektin työryhmän kokous
Tutkimusohjelman väliraportointi
Projektityön onnistumisen arviointi
Onnistuminen arvioidaan asteikolla 1-5, missä 1 = surkea ja 5 = kiitettävä.
Tuloksen käyttöönoton arviointi
Jälkiarviointi
Tuloksen käyttöönoton seuranta-arvio
Tuloksen vaikuttavuuden arviointi
|
projektin nimi ja mahdollinen akronyymi
